KI wird zum Teammitglied

Frau Munde-Müller, werden wir dieses Gespräch nächstes Jahr mit einer KI führen, nicht mehr mit Ihnen?

Das ist möglich, aber unwahrscheinlich. Emotionen, Mimik und Gestik zu erfassen, das gelingt Künstlicher Intelligenz heute noch nicht. Ihre Stärke liegt momentan vor allem darin, Informationen einzuordnen, Zusammenhänge herzustellen und Wissen kontextgerecht aufzubereiten. KI kann uns also während des Gesprächs unterstützen - sie übernimmt Assistenztätigkeiten.

Der Mensch ist im Moment noch nicht ersetzbar?

Nein. KI kann heute bestimmte Aufgaben schneller und präziser erledigen als Menschen. Dazu gehört beispielsweise die Analyse großer Datenmengen und das Erkennen von Mustern. Sobald es aber um komplexe Entscheidungen, Empathie und Verantwortung geht, bleibt der Mensch unersetzlich. Perspektivisch geht es um eine Zusammenarbeit. Die KI erledigt Routinen, der Mensch trifft Entscheidungen.

Werfen wir einen Blick auf die nahe Zukunft: Welche Tätigkeiten in der öffentlichen Verwaltung werden in Kürze von der KI übernommen? 

KI eignet sich vor allem für Aufgaben mit einem hohen Automatisierungspotenzial. Besonders Tätigkeiten an Bildschirmarbeitsplätzen sind betroffen. Überall dort jedoch, wo der direkte persönliche Austausch mit den Bürgerinnen und Bürgern im Mittelpunkt steht, sind nach wie vor die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefragt.

Routinetätigkeiten übernimmt die KI, es bleibt mehr Zeit für den persönlichen Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern. Das klingt sehr positiv …

Und das ist es auch. Künstliche Intelligenz bietet ein hohes Einsparungs- und Effizienzpotenzial, das es zu nutzen gilt - gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und der angespannten finanziellen Lage vieler Kommunen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Zeit verstärkt in persönliche Beratung und komplexe Verwaltungsaufgaben investieren. 

Wir sollten dem Einsatz Künstlicher Intelligenz aufgeschlossen gegenüberstehen. Sie ist eine Partnerin, die bereits heute Teil des beruflichen Alltags ist. In weniger als fünf Jahren wird sie ganz selbstverständlich ein Mitglied im Team sein. Sie ersetzt nicht die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Kommunen, sondern unterstützt sie. Wie gut wir das Potenzial der KI nutzen, hängt letztlich von uns selbst ab. 

Stichwort Nutzen  Wie werden bei der Komm.ONE neue KI Produkte und Services entwickelt?

Wir arbeiten eng mit unseren Mitgliedern zusammen, um unsere Innovationen bedarfsorientiert zu gestalten. Auch die aktuellen Entwicklungen bewerten wir mit Blick auf den praktischen Nutzen für  die Kommunen. So haben wir beispielsweise Ende September 2025 unseren ersten KI-Co-Creation Workshop mit Mitgliedern und externen KI-Experten am Standort Stuttgart durchgeführt. Das offene Format kam bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern sehr gut an. Auch ein Strategiekreis wurde 2025 gegründet. 

Grundsätzlich steht unsere KI-Strategie auf drei Säulen. Zum einen stellt die Komm.ONE den Kommunen eine IT-Infrastruktur zur  Verfügung, die es ihnen ermöglicht, bestehende KI-Tools zu nutzen und eigene Lösungen zu entwickeln. Die zweite Säule sind KI-Module für unsere Fachverfahren. Die dritte Säule schließlich bietet eine Ende-zu-Ende-Transformation. Künstliche Intelligenz und Fachverfahren bilden eine Einheit und werden von Anfang an zusammen gedacht. Eine Software, wie beispielsweise der Kommunalmaster Ausländer, könnte so gestaltet werden, dass die Antragssteller mit dem Fachverfahren wie mit einem Menschen sprechen und die KI die Bearbeitung des gesamten Verwaltungsvorgangs - vom Ausfüllen des Formulars über die Prüfung bis hin zum Versand der Dokumente - unterstützt. 

Sind KI Anwendungen bereits im Einsatz und wenn ja, wie werden sie eingeführt?  

Erste Fachverfahren enthalten bereits KI-Komponenten. Ein Beispiel ist das DMS-KI-Tool „Dialog ad-hoc“, das eine intelligente und flexible Dokumentenanalyse direkt aus enaio® heraus ermöglicht. Der Prototyp wurde 2025 von mehreren Landkreisen erprobt und kam im ersten Quartal 2026 auf den Markt. Das Produkt kann jetzt in unserem Mitgliederportal bestellt werden. Auch beim Kommunalmaster Ausländer wird ab dem vierten Quartal 2026 ein KI-Modul die Mitarbeitenden unterstützen. Solche Lösungen entwickeln wir zunächst als Minimum Viable Products – einfache, aber funktionsfähige Versionen, die  getestet werden. Das gesammelte Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung ein, bevor die Produkte in die Pilotierung übergehen. 

Wie sieht es mit klassischen Funktionen aus, beispielsweise Unterstützung beim Reden schreiben?

Dafür haben wir die Textschmiede. Sie kann nicht nur das, sie ist ein KI-gestützter Verwaltungsassistent, der bei vielfältigen Tätigkeiten hilft. Dieses Minimum Viable Product befindet sich gerade in der Pilotierung. Kommunen, die  Pilotkunde werden möchte, können sich gern bei uns melden.

Der Mut, Prototypen auszuprobieren, ist also gefragt?

Ja, auch wenn sie noch nicht  hundertprozentig perfekt sind.  So können die Kunden sie schnell nutzen und wirken an der Weiterentwicklung mit. Das bringt allen nur Vorteile.