„Wesentliche Erfolgsfaktoren waren die ausführlichen Tests“
Schnell, schneller, „We4S4“ – die Umstellung auf SAP H4S4 gelang beim Kommunalmaster Personal innerhalb nur weniger Wochen dank des eigens für diese Migration aufgesetzten Programms „We4S4“ und intensiver Vorbereitung. Der Wechsel ist bei den Komm.ONE Produkten KM-Personal und KM-Finanzen erforderlich, da SAP den Support für das bisherige Enterprise Resource Planning System ¬- kurz ERP - Ende 2027 einstellt. Alexander Raible, Centerleiter Anwendungsbetreuung Personal, schildert im Interview, wie er und sein Team diesen wichtigen Meilenstein erreicht haben.
Herr Raible, es ist vollbracht. Die SAP-Umstellung bei KM-Personal konnte in Baden-Württemberg diesen Sommer erfolgreich abgeschlossen werden. Wie fühlen Sie sich jetzt?
Stolz. Der Weg war steinig und hielt auch einige Überraschungen für uns bereit. Diese haben wir aber im Team toll gemeistert.
Und erleichtert. Trotz aller Vorbereitung und Tests kann natürlich immer auch etwas schiefgehen. Gerade bei einem Vorhaben dieser Größe. Ist es aber nicht.
Es war eine echte Hochgeschwindigkeits-Umstellung. In kürzester Zeit wurden über 1000 Mitglieder und Kunden auf die nächste ERP-System-Generation H4S4 gehoben. Warum haben Sie sich dafür entschieden, dies in nur wenigen Wochen umzusetzen?
Ehrlicherweise hatten wir keine große Wahl. Wir waren drei Monate damit beschäftigt, einen möglichen Projektplan zu erarbeiten. Immer wieder entdeckten wir dabei diffizile Punkte. Die Abhängigkeiten waren einfach riesig: rechtliche Änderungen, Abrechnungstermine, digitale Meldungen zu bestimmten Stichtagen, andere Umstellungsprojekte usw. Am Schluss blieb uns nur der Zeitraum April bis Juni 2026. Die einzige Alternative war März bis Juni 2027 und so lange wollten wir auf keinen Fall warten.
Wie sind Sie genau vorgegangen und wann haben Sie mit den Vorbereitungen begonnen?
Wir haben sehr zeitnah nach der ersten Veröffentlichung durch SAP im vierten Quartal 2022 begonnen. Das Jahr 2023 haben wir dann zum Skill-Aufbau und für erste Tests genutzt. Das eigentliche Projekt wurde 2024 gestartet. Es bestand aus insgesamt sechs Teilprojekten: Entwicklung, Migration und Kommunikation, Testing, Basis, Deutschlandmarkt - also die Migration der Kunden außerhalb Baden-Württembergs - und das Cutover Management, das den Übergang vom alten zum neuen System koordinieren sollte.
Auch die Entscheidung, die Fiori-Umstellung und den Umzug in die neue Betriebsumgebung im Vorfeld durchzuführen und nicht gemeinsam mit der H4S4-Migration, war rückblickend betrachtet richtig.
Sehr wesentliche Erfolgsfaktoren waren die ausführlichen Tests und die umfangreiche Kundenkommunikation. Auch wenn die Kunden selbst nicht viel zu tun hatten, sollten natürlich alle immer wissen, an was wir arbeiten und wo wir stehen. Transparenz war hier sehr wichtig.
Was war die größte Herausforderung bei diesem Projekt, vom straffen Zeitplan abgesehen?
Allgemein gesprochen die vielen, schon erwähnten Abhängigkeiten. Gleich wie gut man sich vorbereitet und plant, individuell gelagerte Probleme können bei so komplexen Projekten immer knifflige Aufgaben bescheren.
Kurzzeitig war es zum Beispiel die Schnittstelle zum Bereich Finanzen, die uns etwas Kopfzerbrechen bereitet hat. Circa zwei Wochen lang sah es so aus, als müssten wir parallel auch noch eine ganze Finanzmigration vornehmen. Dann hätten wir den Zeitplan nicht halten können. Sogar 2027 als möglicher Umstellungstermin hätte dann womöglich gewackelt. In dieser Zeit hat keiner von uns gut geschlafen. Aber wir haben dann einen Workaround gefunden und die Umstellung konnte wie geplant durchgeführt werden.
Sie haben die Umstellung sogar noch schneller geschafft als ursprünglich geplant. Wie ist das gelungen?
Eigentlich ganz einfach. Wir waren gut vorbereitet, die Tests sahen gut aus und unser eigentlich geplantes Zeitfenster im Herbst war eben wegen bestimmter Abhängigkeiten unmöglich geworden. Wir hatten also die Wahl: Vorziehen auf Mai/Juni 2026 oder verschieben auf März bis Juni 2027. Schieben wollte niemand, weil viele für die Kunden interessante Innovationen in KM-Personal nur mit H4S4 möglich sind. Also sind wir mutig vorangegangen.
Die Frage, die ich am häufigsten im Projekt gestellt habe, war: „Gibt es jemanden in der Runde, der mit Fakten belegen kann, warum das nicht geht?“ Dieselbe Frage habe ich auch gestellt, als es um die Wahl ging: vorziehen oder verschieben. Als niemand etwas vorbringen konnte, haben wir es einfach gemacht.
Wie geht es jetzt weiter? Gibt es nachgelagerte Arbeiten, die noch zu tun sind?
Ja, das Projekt dauert noch bis Anfang 2027. Unsere Kunden in anderen Bundesländern müssen noch migrieren. Und wegen der Umstellung hier bei uns in Baden-Württemberg haben wir noch keine SAP-Patches unter H4S4 einspielen können. Das holen wir jetzt noch nach.
Wenn Sie zurückschauen, worauf sind Sie besonders stolz?
Wir sind in der Zeit und auch im Budget geblieben – alles andere als selbstverständlich bei einem Projekt dieser Komplexität. Das haben wir erreicht, weil keiner von uns akzeptieren wollte, dass irgendetwas nicht möglich ist. Bei jedem Problem, dass sich uns in den Weg gestellt hat, haben wir immer so lange gesucht, bis wir eine Lösung dafür gefunden hatten. Dieser Spirit im Team ist es, der mich am meisten stolz macht.