Software fürs kommunale Finanzmanagement: Sicher, zukunftsfähig, benutzerfreundlich

Wie sieht die Zukunft des kommunalen Finanzmanagements aus?
 
Die Lage in den Kommunen ist zunehmend angespannter. Defizite in den Haushalten, der Fachkräftemangel, steigende Ausgaben für Soziales und Personal sowie ein Rückstau an erforderlichen Investitionen in die Infrastruktur stellen große Herausforderungen dar.

Welche Trends zeichnen sich ab?

Die Zukunft des kommunalen Finanzmanagements ist von einer massiven Transformation geprägt. Sie wird von strukturellen Defiziten, dem Druck zur Digitalisierung und der Notwendigkeit nachhaltigen Handelns angetrieben. Es zeichnet sich ein Wandel hin zu effizienteren, datengestützten und zukunftsgerichteten Finanzstrukturen ab.
 
Deshalb ist es umso wichtiger, auf eine hohe Automatisierung zu setzen. So können beispielsweise automatisierte Auswertungen, automatisierte Belegverarbeitungen, eine intelligente Rechnungsprüfung und datenbasierte Prognosen zur Liquiditätsplanung die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Finanzverwaltungen entlasten.  

Ein weiterer Trend geht hin zu Cloud-basierten Lösungen. Dies bedeutet, dass alle benötigten Fachanwendungen und Komponenten gleichermaßen in der Cloud zur Verfügung stehen.
 

Auf dem Foto: Marko Röttele, Komm.ONE-Centerleiter Anwendungsbetreuung Finanzwesen

Worauf sollten Kommunen bei der Beschaffung einer Finanzmanagement-Software achten?

Bei der Beschaffung einer Finanzmanagement-Software sollten Kommunen vor allem Wert darauf legen, dass die Lösung gesetzeskonform, sicher, zukunftsfähig und benutzerfreundlich ist. Wichtige Punkte für ein effizientes Finanzmanagement sind unter anderem die Haushaltsplanung, die Bewirtschaftung und der Zahlungsverkehr sowie die kommunale Bilanz. Darüber hinaus gehören auch Controlling- und Reporting-Möglichkeiten, Schnittstellen zu anderen Fachverfahren sowie IT-Sicherheit und DSGVO-Konformität zu den erforderlichen Leistungsmerkmalen.
 

Haben kleine, mittlere und große Kommunen unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen?
 
Ja, die Anforderungen unterscheiden sich je nach Größe der Kommune. Kleine Kommunen brauchen vor allem einfache, kostengünstige Lösungen mit standardisierten Prozessen. Mittelgroße Kommunen benötigen flexible, integrierbare Systeme, die verschiedene Fachbereiche verbinden und diverse Berichte ermöglichen. Größere Städte setzen auf eine weitestgehend skalierbare und konfigurierbare Lösung, die alle Anforderungen abbilden kann.
 
Entscheidend ist letztlich, dass die Software effizient, anpassungsfähig und praktikabel für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist. Dies ist beispielsweise ein wesentlicher Vorteil unseres Kommunalmasters Finanzen, kurz KM-Finanzen genannt. Er lässt sich passend bei allen Kommunen gleichermaßen, unabhängig ihrer Größe oder Einwohnerzahl, einsetzen. So ist der Kommunalmaster Finanzen aktuell bei über 1.000 Kommunen, Zweckverbänden und Eigenbetrieben im produktiven Einsatz. Die Spannbreite reicht von der kleinsten Gemeinde mit 131 Einwohnern bis hin zu unserem größten Kunden mit 630.000 Einwohnern.  

Über welche Eigenschaften muss eine kommunale Finanzmanagement-Software verfügen?

Eine kommunale Finanzsoftware muss gesetzeskonform, benutzerfreundlich, funktional und sicher sein. Sie sollte Haushalt, Buchhaltung, Controlling und Reporting abdecken, gut in andere Verwaltungsbereiche integrierbar sein, Echtzeit-Daten liefern, skalierbar sein und idealerweise Cloud-basiert arbeiten. Wichtig sind außerdem die Bereiche IT-Sicherheit, Datenschutz und ein zuverlässiger Support. Zudem muss die Software flexibel anpassbar sein, um sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen zu können, wie Gesetzesänderungen oder KI/Automatisierungen. 
So legen wir beispielsweise bei unseren Produkten mit der aktuellen Transformation auf SAP S/4HANA den Grundstein für neue Technologien, intuitive Benutzeroberflächen und die Verarbeitung von großen Datenmengen.
 

Sie haben über die Must-haves gesprochen, was gilt für die Nice-to-haves? 

Lassen Sie mich auch hier wieder beim Beispiel des Kommunalmasters Finanzen bleiben. Wie bereits erwähnt, erfüllt er alle Eigenschaften eines modernen und zukunftsorientieren Finanzmanagement-Systems. Ein entscheidender Vorteil liegt in der vollständigen Integration der Nice-to-haves, beziehungsweise der Interoperabilität zu weiteren (IT-)Anwendungen oder Modulen. So haben wir zum Beispiel den Rechnungseingangs-Workflow an die Prozesse und Abläufe in den Verwaltungen angepasst, die vollständige Integration von Modulen wie Darlehensverwaltung, Faktura, Gebäudemanagement, Logistik und weiteren umgesetzt und Schnittstellen sowie deren Datenüberlieferung mittels eines Cockpits realisiert. Kommunen können mit dem Kommunalmaster Steuern und Abgaben zudem sämtliche Veranlagungen hochintegriert abbilden.
 
Zahlreiche Modifikationen und Eigenentwicklungen, unsere sogenannten Manager, also zum Beispiel der Jahresabschluss-, der Planungs- und der Buchungsmanager, unterstützen die Anwenderinnen und Anwender intuitiv und führen sie durch die Prozesse. Aktuell haben wir eine Bauhof-App entwickelt, die eine mobile Zeiterfassung von Bauhofmitarbeitenden ermöglicht.

Welche Rolle spiel Künstliche Intelligenz beim Finanzmanagement? Wo kann sie eingesetzt werden?

Perspektivisch wird KI das kommunale Finanzmanagement unterstützen, indem sie Daten analysiert, Prognosen erstellt und Prozesse automatisiert. Die Finanzverwaltung wird zunehmend papierlos und automatisiert. Die KI wird unterstützen, Potenziale auszuschöpfen und Verwaltungsprozesse sowie interne Abläufe zu beschleunigen.