Pilotprojekte zur Einführung von SAP in Villingen-Schwenningen erfolgreich umgesetzt
Die digitale Weiterentwicklung der Prozesse innerhalb der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningens ist eine der wichtigen Aufgaben und erreichte jüngst einen bedeutenden Meilenstein. Mit der erfolgreichen Einführung des modernen ERP-Systems SAP S/4HANA wurden mit Jahresbeginn zentrale Verwaltungsprozesse eines ersten Projektblocks in die Umsetzung gebracht.
Das neue System bündelt beim Eigenbetrieb Stadtentwässerung und dem Abwasserzweckverband Oberer Neckar zahlreiche bisher getrennte Anwendungen und sorgt dafür, dass Aufgaben wie Haushaltsplanung, Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Forderungsmanagement künftig deutlich effizienter und durchgängig abgewickelt werden. In Zusammenarbeit mit der kommunalen IT-Dienstleisterin Komm.ONE wurden bereits 2025 diese beiden Pilotprojekte vorbereitet und erfolgreich zu Jahresbeginn an den Start gebracht.
Ziel ist es, vorhandene Geschäftsprozesse mithilfe neuer Technologien zu modernisieren und fortzuentwickeln. Beispielsweise wurden ein elektronischer Workflow für die dezentrale Bearbeitung von Geschäftspartnerdaten (Debitoren, Kreditoren) oder eine integrative Lösung für die Rechnungserstellung (Fakturierung) eingerichtet. Die Umstellung, die beispielsweise Verbesserungen im Bereich des Rechnungseingangs, dem Prozess der Verwaltung mit Lieferanten und Kunden oder die automatische Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem umfassen, führen zu niedrigeren Bearbeitungskosten, schnelleren Reaktionszeiten und weniger Fehlern. Besonders in Zeiten knapper personeller Ressourcen entlastet die Digitalisierung Fachkräfte von wiederkehrenden Routineaufgaben und schafft Kapazitäten für anspruchsvollere Tätigkeiten.
Oberbürgermeister Jürgen Roth freut sich über den Meilenstein, der durch die Beteiligung verschiedener Fachämter erreicht werden konnte: "Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA setzen wir einen zentralen Baustein für eine moderne, leistungsfähige Verwaltung. Dieses Projekt macht unsere Abläufe schneller, transparenter und zukunftssicher. Ich danke allen Kolleginnen und Kollegen sowie unseren Partnern bei Komm.ONE für ihre Arbeit — von der Einführung profitieren am Ende alle: die Beschäftigten durch bessere Arbeitsbedingungen und die Bürger durch einen noch verlässlicheren Service."
Die Digitalisierung dient als Hebel für die Effizienzsteigerung: Die Umstellung auf SAP S/4HANA trägt unmittelbar zur Effizienzsteigerung in der Stadtverwaltung bei. Erste Auswertungen und Erfahrungswerte aus den Pilotbetrieben zeigen deutlich kürzere Durchlaufzeiten bei Rechnungs‑ und Zahlungsprozessen, eine schnellere Verfügbarkeit von Kennzahlen für Controlling und Planung sowie eine Verringerung manueller
Schnittstellenarbeiten. Durch die Standardisierung von Abläufen lassen sich Prozesskosten senken und zugleich die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern verbessern - etwa durch schnellere Bearbeitungszeiten bei Anfragen oder reibungslosere Zahlungsabläufe.
Auf den Erfahrungen aus der ersten Stufe aufbauend werden 2026 und 2027 die größeren Einführungsprojekte für die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen und den Eigenbetrieb Technische Dienste umgesetzt. Ebenfalls für 2026 ist die Umstellung des zentralen Personalwesens auf das neue SAP-System geplant. Ziel ist eine durchgängige, moderne IT Landschaft, die die Arbeit der Verwaltung nachhaltig verbessert und die Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte bildet.